Quando você recebe uma mensagem de trabalho, a melhor opção é responder o mais rápido possível, certo?
Na verdade, especialistas mostram que não é bem assim. O que pode parecer uma demonstração de eficiência e prova de que você acompanha tudo o que está acontecendo o tempo inteiro é, em muitos casos, perda de tempo. Por isso, o mercado vem estudando o conceito de comunicação assíncrona.
O nome até pode ser complicado, mas sua proposta é simples: ao contrário de uma conversa dita "normal", o receptor de uma mensagem não receberá ou não responderá imediatamente. Ela difere da comunicação síncrona, em que a comunicação é feita em tempo real.
Na prática, o que o conceito propõe é uma priorização das tarefas. Quando algo urgente aparece, essa tarefa passa na frente de outras. Se o fluxo está dentro da normalidade, os colaboradores da empresa podem se dedicar a tarefas cotidianas.
Especialmente nos últimos meses, com a popularização do trabalho remoto, é comum ter a sensação de que participamos de várias reuniões não tão necessárias. E um estudo publicado na Harvard Business Review comprova: funcionários passam até 80% de uma semana de trabalho normal simplesmente respondendo e-mails, atendendo chamadas telefônicas ou participando de reuniões. Sobra apenas 20% do tempo para as tarefas do dia-a-dia.
Novos formatos
Adotar ferramentas de gestão capazes de fazer essa priorização de tarefas não significa que a comunicação síncrona, em tempo real, deixará de existir. Ela ainda é a melhor maneira de lidar com gestão de crises, por exemplo, ou com alguma demanda urgente. Na maior parte do tempo, no entanto, dá para focar naquilo que temos que fazer todos os dias.
Centralizar as informações e priorizar as demandas vai ajudar de várias maneiras. De um lado, vai aumentar a produtividade, já que cada colaborador poderá se concentrar. De outro, vai diminuir um pouco a ansiedade gerada pela necessidade de responder sempre no menor tempo possível. Com todos fisicamente distantes, a impressão é de que tudo é “para ontem”. Não é bem assim. E mesmo com a volta aos escritórios físicos, essa priorização de demandas poderá gerar um fluxo de trabalho ainda mais produtivo.